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WorkFlowy – Organize your brain
O PODER DA SIMPLICIDADE PARA UMA ORGANIZAÇÃO COMPLEXA.

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O dia tem apenas 24 horas e algumas das quais devemos passa-las a dormir. Para quem tem de gerir vários projectos em diferentes vertentes esse tempo acaba muitas vezes por não chegar. A solução passa por organizar as tarefas, os projectos, as diferentes fases de desenvolvimento, as ideias, a inspiração, as ferramentas, a equipa, as datas… Só a descrição já é extensa, o que pode tornar a tarefa de organização um problema a consumir tempo e energia e não a solução. Esta dificuldade acaba ainda por ser agravada pelo facto de não existirem ferramentas tão completas que consigam ser apenas uma lista de compras e ao mesmo tempo gerir as fases de desenvolvimento de um grande projecto de uma equipa. Na verdade tal ferramenta pode existir…

No meu dia a dia a par das varias actividades profissionais, projectos e clientes, necessito de organizar investigação e coordenar tudo isto com a agitada agenda familiar de duas filhas (com vastas actividades educacionais e sociais) e a agenda pessoal e profissional da minha esposa que não é muito menos caótica e repleta do que a minha. É claro que temos um calendário (google) sincronizado com contas para cada membro da familia. Mas isso só resolve uma parte do problema. A organização pessoal e de projetos em equipa, as notas mentais, as notas de investigação, as ferramentas e soluções já confirmadas, as notas e registos diários… São várias as coisas que ficam fora da agenda familiar (que claro tem um “backup” off line na porta do frigorífico).

BULLET JOURNAL

Há menos de um ano encontrei e comecei a aplicar uma recolha de tarefas notas e eventos bem como vários outros registos seguindo a linguagem BUJO que é como quem diz, aplico as técnicas de anotação do Bullet Journal. O que me fascinou neste modelo foi a simplicidade e a versatilidade com que se podem tomar notas e organizar as ideias.

Muitas vezes é associado a um notebook para designer ou ilustrador, dada a variedade de configurações de páginas e de decorações para este tipo de registo. Na verdade a ideia original e a filosofia de registo adjacente ao BUJO está no lado oposto. A simplicidade e a rapidez de registo são os principais pressupostos desta técnica. Destaco a ideia de Rapid Logging como a linguagem a usar neste tipo de registo.

Rapid Logging

Rapid Logging ou numa tradução direta, registo rápido é isso mesmo: uma forma rápida de tomar notas e registos. Em média os registos usando esta técnica são 60% menores que uma forma de anotação tradicional.

Deve encarar este processo como uma forma de registo mental de notas (mind notes) usando bullets (marcadores) que podem ser usados em vários níveis. A mensagem registada pode ser telegráfica, curta, com a mensagem essencial. Acrescente datas, horas, locais, etiquetas e abreviaturas. No caso do Bullet Journal pode ainda usar tres tipos diferentes de marcadores (bullet); o ponto para uma tarefa, um traço para uma nota e uma bola para um evento. A par destes marcadores pode ainda usar significantes, que são pequenas marcas que ajudam a dar realce a uma tarefa, nota ou evento. Apesar de um conjunto de regras e de marcadores e significantes padrão o BUJO estimula a criar a sua própria organização, daí a existência de uma página KEY onde deve anotar toda a legenda dos seus significantes e códigos de anotações usados.

WORKFLOWY – UMA APLICAÇÃO SIMPLES E PODEROSA

O WORKFLOWY não está directamente ligado com o Bullet Journal, mas a simplificação que o BUJO permite ganha encontra no WORKFLOWY um ambiente digital perfeito para que esta seja uma ferramenta que é simples (quase que podemos dizer erradamente que básica) mas que é poderosa ao ponto de poder substituir todas as ferramentas de organização que já usei, e já usei muitas…

Uma aplicação em javascript (usa react desde 2019) funciona on-line através do browser ou off line através de app para IOS, Android e Windows e MacOS. Leve, e rápido trabalha com a linguagem do browser não consumindo muitos recursos do sistema. No que respeita à segurança, pode definir uma palavra passe, mas o acesso em novos browser ou máquina implica a validação de um código gerado na hora enviado para o seu e-mail. Quanto a dados pessoais poderá colocar muitos na aplicação, mas o único dado recolhido pelo sistema (no momento do registo) é o seu nome e email, garantindo privacidade quanto à sua identificação e dados relevantes para actividades de marketing.

Como funciona então o WORKFLOWY? Da forma mais simples que possa imaginar. A aplicação permite fazer listas. Sim, permite fazer listas com tópicos enunciados por marcadores (bullets) com vários níveis. Tão simplesmente isto. Juntamos alguns detalhes como a possibilidade de incluir hashtags (#) menções (@) e datas. Datas, menções e tags podem ser pesquisáveis bem como qualquer parte do texto usada. Em termos de apresentação permite uma vista em árvore, ou navegar entre níveis. Permite ainda alterar a vista de bullets (marcadores) para uma vista de board (quadro). Inclui ainda as funções de duplicar listas, copiar, e gerar versão para impressão ou plain text para copia e partilha. As listas podem ser partilhadas (visualizar apenas e/ou editar) e os itens podem ser marcados como completos. Há ainda a possibilidade de adicionar notas a cada item da lista,

A ferramenta de pesquisa permite navegar pelas suas listas expandindo-as e aplicando zoom. Quando se esquece onde colocou algo ou tquando é necessário exibir todos os itens que contêm uma palavra específica. O recurso de pesquisa permite filtrar a conta do WorkFlowy (ou qualquer outra lista em que você está atualmente usando o zoom) instantaneamente enquanto digita. Experimente a caixa de pesquisa na parte superior da página. Muito completa e cheia de funcionalidades. Será alvo de um artigo só sobre ela no futuro.

Um recurso poderoso e muito interessante são as hastags, quando deseja associar itens que estão em diferentes partes da sua árvore do WorkFlowy. Digamos que você tenha tarefas para uma viagem que está a planear em uma área e tarefas para um projeto em que está trabalhando em outra. Você deseja marcar tarefas em ambas as áreas como “alta prioridade” e, em seguida, deseja visualizar apenas as tarefas de alta prioridade. Tags permitem fazer isso. Adicione a tag “#highpriority” a todas as suas tarefas de alta prioridade. Em seguida, clique na tag (depois de parar de editar o item) para filtrar apenas itens com essa tag. Clique na tag novamente para desactivar a filtragem. Outra forma interessante de usar as tags é para anotações e ideias livres, adiciona as notas sem qualquer tipo de organização mas vai incluindo uma série de tags em cada nota. No final usando as tags poderá agrupar as suas notas ou ideias. Para a criação de guiões são também muito úteis bem como para registos em modo journal para poder fazer tracking de hábitos ou outros assuntos recorrentes. Poderemos voltar a esta tema noutros artigos mostrando exemplos de setups e de organização usando as tags.

Funcionamento simples, leve e rápido. O design é muito minimalista e leve podendo ser personalizado na font (tipo de letra) e no tema escolhendo o esquema de cor entre temas claros e escuros.

Comece agora mesmo a usar o WORKFLOWY

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