SERVIÇOS
DESAFIO
Automatizar a gestão de encomendas com comunicação a clientes de confirmações e prazos de entrega. Melhorar o sistema de gestão de stock e encomendas a fornecedores. Implementar o envio de faturas eletrónicas.
SOLUÇÃO
Alojada no website foi criada uma área segura de backoffice para a equipa da COLISA de forma a poderem fazer o registo das encomendas, compras, stocks, cotaçoões, relatórios financeiros e de operação. O registo das encomendas colocadas pelos clientes gera de imediato uma atualização de stock, enviado email de confirmação para o cliente com data prevista de entrega e observações, simultaneamente é gerado um documento PDF de nota de encomenda que identifica o pedido, quantidade disponível em stock, peso total da carga, morada de entrega e contactos do clientes, estrato financeiro do cliente com alertas para pagamentos em atraso. Estas informações ficam disponiveis na área de encomendas da COLISA e na área privada de cada cliente. São geridas as encomendas pendentes com o registo do tempo de entrega para controlo de qualidade e dados estatísticos- É gerada uma tabela geral de encomendas e de produtos por cliente permitindo consultar o histórico de cliente e de produto. A gestão de stock é efectuada no acto da encomenda do cliente permitindo prevenir roturas de stock antes da saída dos produtos. Dispõe de sistema de alertar de stock mínimo (valor definido para cada produto) gestão de alertas e relatórios automáticos em ecrã e em PDF para impressão (Geral, Abaixo do Mínimo, Fora de stock). Inclui registos de saída e de entrada em stock com estatística e histórico dos produtos. As encomendas a fornecedor fazem o registo automático do pedido no sistema de stock com o controlo da quantidade e da data que será resetado quando o produto entrar em stock. Nas prateleiras foram criadas etiquetas com QrCode que permitem em tempo real e no local saber o stock, encomendas pendentes, histórico de compras e de encomendas de clientes. O envio de faturas eletrónicas é efetuado pela plataforma que para além de enviar e tipificar o e-mail coloca as faturas na área pessoal do cliente. Posteriormente faz a gestão de pagamentos, estado da fatura e gera avisos automáticos para faturas em atraso gerando relatório de conta corrente com as respetivas faturas, valores e dias de atraso enviando alerta para o cliente. A tabela de preços de cliente e o envio de cotação também é efectuado pela plataforma que permite não só o envio como auxilia no calculo da margem de lucro e comparativo.
